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苏州经贸职业技术学院档案利用效果典型事例汇编

   发布时间:2018-11-14   浏览次数:

苏州经贸职业技术学院档案利用效果典型事例汇编

2004-2013

说 明

档案是历史的真实记录,是汇集起来的记忆,是历史的镜子,在社会实践中具有重要的参考和凭证作用,随着社会的发展,档案的这种作用越来越被更多的人所认识。近年来,随着社会的快速发展,很多疑难问题,特别是民生类问题都通过档案得以解决,充分说明了档案工作在当今社会的重要性。

目 录

1. 2004年档案利用典型事例…………………………………………4

2. 2005年档案利用典型事例…………………………………………8

3. 2006年档案利用典型事例…………………………………………9

4. 2007年档案利用典型事例…………………………………………11

5. 2008年档案利用典型事例…………………………………………15

6. 2009年档案利用典型事例…………………………………………19

7. 2010年档案利用典型事例…………………………………………23

8. 2011年档案利用典型事例…………………………………………33

9. 2012年档案利用典型事例…………………………………………37

10. 2013年档案利用典型事例…………………………………………43

2004年档案利用典型事例一

时间:2004年3月

利用者:财务处

2004年3月,江苏省省委组织部、省委教育工委到我院宣布学院领导班子成员,我院正式组建运作,原苏州商业学校为学院本部,原丝绸学校为学院北校区。

根据省委、省政府的要求,对原两校的所有资产要由主管部门组织审计。2004年4月6日,经请示江苏省审计处,江苏省教育厅委托江苏天业会计师事务所对原江苏省丝绸学校和苏州商业学校2004年3月31日的资产负债表进行审计。在审计期间,涉及到原两个学校的固定资产和一些资产的归属问题,为了全面、准确地反映我院的经济、资产情况,学院领导和财务处人员查阅了大量的档案材料,对审计所人员提出的资金投入和债权债务问题,给予了完整、精确的答复。在审计过程中,共查阅了原两所学校及其实习工厂的财务、行政等档案70卷,复印有关资料近300份,确保了在审计工作的顺利完成,全面准确了反映了我院资产负债情况,受到了审计所人员和江苏省教育厅有关处室的好评。

2004年档案利用典型事例二

时间:2004年6月

利用者:教务处

利用新生录取名册,办理毕业证验证工作提供依据

2004年6月,毕业生离校在即,为高效率办理毕业生毕业证验证手续,使毕业生顺利拿到毕业证离校,教务处在办理验证过程中,调用和查阅99级、00级新生录取名册,通过校对原始记录,保证了毕业生毕业证的办理工作顺利进行。同时也为以后查阅该毕业生是否拥有合法的在籍证明提供依据,例如,餐旅管理95级毕业生郭婷婷出国,要办理相关证件,其中需要其在校期间的学习成绩证明,经查阅案卷,把郭婷婷的成绩单调阅,为她顺利办理出国手续提供了有效的帮助。

为办理相关学生学籍变更的工作,为毕业生派遣工作准备。2004年10月,00级服装设计与管理、01级、02级染整技术与CAD专业的学生需要办理派遣手续,但其班级中有若干学生退学。在办理过程中,需要他们的退学决定书,经查阅案卷“江苏绸校关于学生学籍变更的决定”中查到相关资料,为顺利办理毕业生派遣工作提供了便利和依据。

2004年档案利用典型事例三

时间:2004年12月

利用者:组宣部

制作学院宣传手册

为了弘扬正气,扩大交流,不断提高学院的社会知名度和办学影响,加大对外宣传力度,学院宣传部在2004年12月,制作一期学院的宣传手册,在组织制作的过程中,相关材料缺少,通过到档案室查找和查阅,收集到有关学院的照片档案和文字材料,挑出了一些极具宣传价值的图片资料,为学院宣传手册的制作提供了宝贵的原始资料,丰富了宣传手册的内容。

2004年档案利用典型事例四

时间:2004年10月

利用者:学生处、教务处

为教育教学工作服务

1、我院学生处为了做好2004年毕业生派遣工作,查阅2000、2001、2002年新生录取名册,查阅了有关学生学籍变更的材料,并复印,为毕业生派遣工作做好准备。

2、原财会92班的陈希同学,因要出国,其家长来院查阅陈希在校的学习成绩,查阅案卷“财会九二班学生学籍卡”,并复印,受到了家长的好评。

3、教务处为了做好2004年毕业生的验印工作,借阅了1999、2000、2001级新生录取花名册,并对留、退、休学情况作了调整,编制了2004届毕业生验印花名册,经省教育厅验证,办理了2004届毕业证书。

2005年档案利用典型事例

时间:2005年1月

利用者:人事处

为学院进行人事管理提供可靠的依据

2005年继续签订合同需要。因学院刚刚组建升格完成,为工作上的交接与决策,通过该资料的查阅,熟悉与掌握当时的情况及工作程序,在继续做好2005年合同的签订工作提供了依据。

实习工厂农民合同制职工金瑞英的相关事宜参照之用。参照市关闭企业职工分流安置办法的精神,做好学院实习工厂撤销后,金瑞英同志分流与安置工作的安排。

为做好2004年社保基金申报工作,查阅了我院职工李新民、畅宝仁、薛群明2003年社保基金申报事项。为换发学院职工工程师资格证书新证,查阅并复印了我院职工柳承钢工程师的批复文件。

原苏州商业学校空冷89级学生张舒,因档案遗失,需重新开办个人档案信息,经查阅学籍卡、学生登记表等案卷,顺利补办了该学生的个人档案。

2006年档案利用典型事例

事例一:

2006年3月,原江苏省苏州商业学校涉外财会96班毕业生陈江一直没有毕业证书,而自己不能接受教务处给出的其考试课《市场经济》成绩不及格的原因,并要求出具原始证明。学院教务处与毕业生陈江一起来到学院档案室,经查阅相关原始材料,查处其考试课《市场经济》考试成绩确实不及格,告知本人后,本人表示接受。

事例二:

2006年3月,轻纺系实训室一台红外线染色小样机出现故障,不能正常工作,而此台机器早已过了保修期,经轻纺系教师经多方检修,未能查明原因,使其恢复正常工作。为避免学生实验实训课不能正常使用设备,轻纺系教师陈林想到找到原始的电气原理图来查明“病因”,在档案室经查阅2000-SB12-017,查到这台红外线染色小样机使用说明书及电气原理图。经对照检修顺利修复机器。

事例三:

2006年10月,为做好原东环路55号地上建筑物的拆迁工作,学院后勤处姚涓借阅了盒号为3、8、14、34、46档案,拆迁招标工作顺利开展。2006年12月,为节省成本,学院后勤处对原江苏省苏州商业学校一锅炉进行移装,后勤处王维借阅了WSN1-10-Y(Q)卧式快装蒸汽锅炉资料,顺利做好了对锅炉进行移装到新校区食堂的工作。

事例四:

2006年2月,学院财务处邹大地为做好2005年学院基建账目,查阅了相关材料并复印了收据,为2005年基建账目的顺利完成提供了原始资料。

2007年档案利用典型事例一

团委工作中的档案帮助

2007年2月1日,学院评估办材料成员为准确地做好评估材料,来到学院档案室,仔细查阅了团委工作方面的档案,借阅了永久,2005-DQ17-1、2、12、13、14,长期,2005-DQ17-2、5、6、7、14、25、27、28、29、30、31、32、33,短期,2005-DQ17-2、13、14卷档案,为评估工作中材料准备提供了准确详尽的信息,方便了工作人员的工作,为学院取得教育部高职高专人才培养水平评估工作优秀成绩奠定了基础;2007年3月4日,团委为获悉我院各系大学生2004年和2005年在全国大学生英语竞赛,大学生理工科人文知识竞赛中的获奖情况,为新一轮的比赛积累经验,借阅了档号为永-2005-jx14-85和永-2004-jx14-185两卷档案,准确地获知了信息,方便了工作。

2007年档案利用典型事例二

档案在对外服务中为学院赢得了声誉

2007年1月17日、22日和4月24日,原江苏省丝绸学校服设961班毕业学生陈兰玲、原江苏省丝绸学校97级学生范丛华和原江苏省苏州商业学校商储99班学生王晓丢失毕业证书,来到学院,说明了在办理自己相关事宜的时候遇到了麻烦,为此求助学院,请求开具学历证明,学院档案室在获得求助时,工作人员义务免费为该学生查阅了相关历史资料,准确地获知了该学生的毕业证号(962873、973192和2003453),顺利出具了学历证明,解决了学生急难;2007年6月13日,苏州工业园区职业技术学院学生处求助我院,需要查阅2005、2006年五年制高职新生录取名册,学院档案室工作人员及时为其查阅了相关信息,并核实了05酒店管理的学生刘兵和06旅游英语学生黄雨沁的录取信息,复印并传真至园区工职院,服务及时和到位,得到了该单位的大加赞许。

2007年档案利用典型事例三

准确无误的信息保证了学院各项工作顺利开展

2007年1月31日,人事处查阅了原商校长期50、71、114卷,核准时艳、吴冰、冯瑞、侯文澜等四人来商校的报到日期,为人事工作的正常开始提供了便利;2007年3月4日,组织部借阅了原丝绸学校2001-2003党员年报(永久,2001DQ13-2,2002-DQ13-5,2003-DQ13-1各卷),借阅原商校2001--2003党员统计年报(永久,1-209,党办-2002-1,2003-党办-1各卷),为迎接上级领导检查,准确无误的信息方便了工作;2007年5月25日,成教部查阅了原丝绸学校与江苏省盛虹印染有限公司签订的工人岗前培训协议书,为省示范性高职院的上报材料准备资料,借阅了2002-JX11-19卷,为工作顺利开展提供了便利。

2007年档案利用典型事例四

教学管理工作顺利开展,档案服务及时准确

2007年2月2日,原商校学生马丽办理高职转中专,在核实其相关信息时,教务处查阅了该学生的招生信息,顺利地为该学生办理了相关手续;2007年2月4日,机电系教师为做好学生成绩的正确登录,借阅了原商校空冷01班2002-2003学年学生成绩记载簿,4-639,补录了相关学生成绩;2007年4月13日,教务处借阅了2002年高职新生录取名册,2004年专科生录取名册,办理毕业证书;2007年5月11日,为配合警方工作,教务处借阅了永久,2005-JX14-57卷档案,查阅了装潢0231班学生学籍卡,认真核实了学生王祥朱的基本信息;2007年5月3日,艺术系教师借阅了原丝绸学校服装工艺与设计932班(吴江丝绸职工中专)学生的成绩,为该学生的人事档案的补录提供了切实的帮助,查阅了案卷为2-90,117,134,194;2007年6月21日,教务处查阅了永久,原商校2003年招生录取花名册(中专,4-605),核实了电子技术专业学生戴庆龙的相关信息,更正了其毕业证名字藏庆龙的误写;2007年7月30日,我院金融关实务班学生张芳,查阅了永久,2005-JX13-35,江苏省普通高校学生录取名册,该生考取南京财经大学,报道需提供本人录检表,为其复印并盖学院章,使其顺利就读。

2008年档案利用典型事例一

2008年是我院首期党政领导班子到期换届,为做好新一轮领导班子的换届工作,迎接江苏省委组织部的领导来我院考察院党政领导班子,院党委李唯青书记借阅了学院关于副院职后备干部的材料,永久-2004-DQ13-67,永久-2005-DQ13-65~70,为省委组织部来院考察学院新一轮党政领导干部作好了充分准备。

同时,2008年也是我院第一轮中层干部任期期满,为了摸清情况,不影响学院的正常秩序,使第一轮中层干部战士和第二轮中层干部的聘任平衡过渡,李唯青书记亲自借阅查看了学院机构设置和干部任职文件汇集,掌握第一手资料,为第二轮中层干部的聘任平稳过渡作好了充分的准备。

2008年档案利用典型事例二

2008年4月18日、4月30日、5月14日、5月20日、9月5日、9月18日、10月7日、11月5日、12月18日,2004届毕业生凌鸣(电子01)、2005届毕业生王峰(机电01),原商校96级计算机应用专业沈丽芳、原丝校服表03学生周婷、2006届毕业生沈凯华(计算机信息技术,中专)、2005届毕业陆伟城(电子商务与计算机信息技术)、原丝校2003届毕业生沈娟(营销与电子商务)、原丝校2000届毕业生徐英(服设)、原丝校89届毕业生李清(丝绸851班)、原丝校99届毕业生周会娟(涉外财会)因毕业证书丢失,来到学院,说明了在办理自己相关事宜的时候遇到了麻烦,为此求助学院,请求开具学历证明,学院档案室在获得求助时,工作人员义务免费为这些学生查阅了相关资料,准确无误地查阅了与这些学生的毕业证号相关的案卷材料,顺利出具了学历证明,解决了学生急难;2008年4月7日,苏州中心公证处的工作人员来电核实原丝校2003届毕业生侍海云同学的毕业证书,办理出国公证,经查阅2003届毕业生验印名册(永久-2003-JX16-4),查得该生的毕业证号为:994762,与其毕业证书上的号码一致,并及时电告公证处,服务及时和到位,得到了该单位的大加赞许。

2008年档案利用典型事例三

我院2005级的五年制高职,按照学院与办班点的规定,前三年在校外办班点上课,后两年回本部继续学习。2005级五年制高职的学生今年九月份要返回本部,为了顺利过渡,保证在接收学生时做到准确无误。2008年5月26日,学生工作处的邱晓玲借阅2005年五年制高职的录取名册,与校外办班点报过来的学生名单一一核对,准确无误的信息确保了此项工作的顺利进行。

学院就业中心在每年都要对下一年度毕业的学生信息进行核对,以确保毕业生信息的准确性。2008年6月4日、8月31日、9月22日、12月5日,分别借阅了永久,2006-JX13-47、48;2005-JX13-34、35、36;2004-JX13-1、2;原商校4-604(2003年招生录取名册[高职])等,进行2009届毕业生生源泉审核。

2008年档案利用典型事例四

为学院专转本的学生提供服务

2008年7月2日、3日、4日,学生白露、周光奇、万培培、王蕾、李伟,参加了2008年的专转本考试,分别录取了南京信息工程滨江学院市场营销专业、徐州师范大学科文学院财务管理专业、盐城工学院雅博学院财务管理专业、苏州科技学院高博教学区计算机科学与技术专业,由于报到时需提供本人录取苏州经贸职业技术学院时的录检信息,查阅了永久,2005-JX13-35(200级五年制高职录取名册),并将有关他们的信息复印并盖章交于他们,热心的服务,博得了学生的好评。

2009年档案利用典型事例一

档案为学院“创建江苏省平安院校”考评提供依据

根据省教育厅、省综治办、省公安厅关于开展“江苏省平安校园”创建活动的通知,我院从2008年开始就积极着手创建省平安校园的工作。为了迎接考评,2009年学院加大了创建省“平安校园”的活动的力度,根据创建考核要求,积极为考评准备材料。档案室积极配合工作,提供了学院安全保卫工作条例、食品卫生安全管理规定、化学危险物品安全监督管理规定、门卫管理规定、消防工作管理规定、消防设施、器材管理制度大学心理健康教育实施细则、学生管理规定、学生纪律处分条例、学生申诉管理规定、校园交通管理规定、学生公寓管理规定、雇员制人员管理暂行办法、关于举办大型活动安全管理规定、施工现场安全(含消防)管理规定、外籍教师安全管理规定、学生心理危机干预办法、加强学院信息工作的通知等相关的材料,共计36件,共复印了近百张纸,为学院创建“江苏省平安校园”的活动尽了一份力。

2009年档案利用典型事例二

积极配合学院党建迎评

根据江苏省委教育工委的工作部署和《江苏省高职高专院校基层党组织建设工作考核实施意见》,我院拟定于2009年接受全省高职高专院校基层党组织建设现场考核。这次考核是对我院近几年来党建工作的全面检查,也是继2007年人才培养水平评估后的又一件大事。为做好该项工作,以优秀成绩迎接专家组的考核,院党委2008年10月中旬正式成立了迎考工作领导小组和迎考办公室,制定了迎考工作方案和考核指标体系任务分解书。学院党建迎评工作正式启动。学院综合档案室在院办的统一领导下,积极配合学院党建迎评,主动地投入到党建迎评工作中去。亲自参与了M1材料的组织整理工作,为学院各单位党建迎评整理材料提供了大量的佐证性材料,共计289件。由党办编制的《党委工作制度汇编》中所有的电子稿(93件)全部由档案室提供,为学院的党建迎评发挥了档案应有的作用。

2009年档案利用典型事例三

以人为本,关注民生,积极为学生服务

原江苏省丝绸学校九六届丝织专业毕业生莫修、原江苏省苏州商业学校九七届毕业生祁磊、2004届(中专)机电技术应用专业毕业生潘明利、2004届导游与酒店管理专业毕业生田红、2005届(中专)毕业生张健因毕业证丢失,请求学院给其补办学历证明。档案室工作人员经查核相关档案资料,为办理学历证明的教务处提供了莫修的毕业证号为:920823,祁磊的毕业证号为:苏商(97)051号,潘明利的毕业证号为:22040839,田红的毕业证号为:20040065,张健的毕业证号为:20051838,解决了学生急难。

2005届毕业生叶新逢因出国深造(阿联酋),在办理出国手续的过程中,需提供本人在校时的学习成绩、原江苏省苏州商业学校空冷90班学生李力波因档案遗失需补办其在校学习期间的学习成绩。经查阅叶新逢和李力波在我院学习时的学籍卡,将学籍卡上的学习成绩复印并加盖学院公章,得到的阅档者的好评。

04商计52班43号同学,证书信息与本人身份证上的信息不符,为避免今后工作的麻烦,,委托教务处张超老师为其查出原因。经查阅2004年的新生录检表,查得该学生录检信息为“朱惠”,而身份证的信息为“朱慧”,按政策,只能按录检表“朱惠”打印证书信息。

2009年档案利用典型事例四

利用档案为企业用人核查信息提供证明

2009年6月24日,南通市崇川区城市管理行政执法局姜建林等4人来院查核信息系网络0431班学生瞿丽丽的相关信息,瞿丽丽已被南通市崇川区城市管理行政执法局录用,需我院提供瞿丽丽在校时的学习情况及就业实习情况。经查阅相关档案,将材料复印交于查档人。

2009年8月31日,珠海源实商务咨询有限公司开发中心来电查核原苏州商校2001届毕业生空冷与机电技术专业学生钱科敏的相关情况,经查阅4-463卷(2001届毕业生验印花名册),查得该生的毕业证号与珠海源实商务咨询有限公司提供的信息相符,并及时将信息电话告知该公司,高效率的服务态度受到了珠海源实商务咨询有限公司开发中心的好评。

2009年11月25日,上海军泰投资管理咨询有限公司的于小姐来电(021-61498276),要求协助核实本公司应聘人员郑菜霞的毕业信息,并将该公司的公函、郑菜霞的毕业证书复印件以及在校的学业成绩证明传真过来。经核实,此毕业证书及学业证明属伪造,此人不是我院的毕业生,并及时将查核的信息传真至该公司。档案人员认真负责的态度,受到了PS公司的赞赏。

2010年档案利用典型事例一

档案为编撰校史提供依据

校史编写离不开对档案资料的查阅、占有,丰富的档案资源是进行校史编写的前提与基础。校史编写只有在档案记载的基础上,将有关史料进行审理和整合,才能真实地反映出学校的历史脉络,发挥其独有的育人功能。而校史编写又在一定程度上促进了档案工作的发展,不仅有助于增强师生的档案意识、推进档案资源的收集工作,而且也有助于提高档案馆在学校管理工作中的价值和地位。

在编写中,校史编写组成员常常到档案室查阅资料,我们也积极配合。因为档案是历史的真实记录,是可靠的第一手资料,它是进行校史编写的先决条件。高校档案真实地记录了学校曲折发展的历程和广大教职员工艰苦创业的实践过程,记录了广大教职员工在教学、科研、管理、生产等各项活动中形成的许多宝贵经验和重要知识信息,记录着学校发展过程中的许多有重要影响的事件、重大的教学科研成果和成功的管理经验等等。这些都是从当时当事人直接使用的文件

转化而来的,并非事后为使用而另行编制的,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。正是由于这些档案史料的存在,才能准确地阐明历史事件,科学地总结历史发展规律。

同时,档案对校史编写具有参照作用。选择和运用档案史料,是为了准确地再现学校的历史,通过档案材料之间、档案与口碑材料之间的互相参照,进一步补充档案文件的基本要素,充实有关内容,加强校史研究的论证力度。如反映管理水平和教学、科研成果的奖牌、奖状、录像带、样品、样照,反映机构变化、领导更迭的照片、图章,反映外事活动的聘书、纪念品等,无一不生动地再现出教学、科研及各项管理的成果与实力。它们由不同载体,从不同角度、不同侧面、不同程度记载和反映着大学办学的成就。互相之间存在着内在的有机联系,汇集这些不同载体的档案,就可以形象地再现史实原貌,甚至可以表现某一事件缘由、过程、结果等丰富而详尽的内容,这恰恰是校史编写所急需的。由此可见,校史编写必须依靠档案才能作出正确评价,离开了档案,校史编写就成了无源之水,无本之木。

在一年半的校史编写中,编写组主要参考了以下档案材料:

1、1961年11月1日《江苏省商业学校招生简章》,江苏省档案馆,学院档案室

2、1961年11月3日江苏省商业厅《关于贯彻省人委“关于补充国营商业人员的通知”的几点意见》(商校樊[61]字第27号)江苏省档案馆,学院档案室

3、1961年8月18日江苏省教育厅、省商业厅党组向省委和省委有关部门联合发文《关于商业部门吸收和训练三万名中学毕业生的请示报告》(教组朱字第257号、党商宣第037号)江苏省档案馆,学院档案室

4、《关于举办商业学校的意见》([64]苏财贸8号)1964年3月2日,学院档案室

5、《江苏省人民委员会关于补充国营商业人员的通知》(江苏省人民委员会苏商惠字第2083号文。)1961年10月20日,江苏省档案厅,学院档案室

6、《关于恢复苏州市商业学校的批复》(江苏省革命委员会苏革复[1979]97号文),1979年7月24日,学院档案室

7、《商校志》(1961.11—1984.12)(1984年12月20日编),学院档案室。

8、1985年9月9日江苏省商业厅向省委办公厅、省高教局、教育厅、人事局等发文《关于要求承认一九六一年招收的一批初、高中毕业生为中专学历问题的请示报告》[苏商教(85)225号],江苏省档案馆

9、《苏州商校档案卷第1卷》,学院档案室

10、《苏州商校档案卷第5卷》,学院档案室

11、《苏州商校档案卷第6卷》,学院档案室

12、《苏州商校档案卷第26卷》,学院档案室

13、《关于同意调整苏州市商业学校管理体制并更名的批复》(江苏省人民政府苏政复[1992]27号文),1992年9月5日,学院档案室

14、《关于公布江苏省普通中等专业学校合格评估结果的通知》(省教委、省计经委苏教职[1993]26号文)1993年,学院档案室

15、《苏州商校档案卷第80、81、83、85、89卷》,学院档案室

16、《大事记》,学院档案室

17、《苏州丝绸工业学校1986年12卷》,学院档案室

18、《苏州丝绸工业学校1987年19卷》,学院档案室

19、《苏州丝绸工业学校1987年15卷》,学院档案室

20、《苏州丝绸工业学校1987年01卷》,学院档案室

21、《苏州丝绸工业学校1987年25卷》,学院档案室

22、《苏州丝绸工业学校1987年报表》,学院档案室

23、《苏州丝绸工业学校1987年染整专业教学计划》,学院档案室

24、《苏州丝绸工业学校1988年28卷》,学院档案室

25、《苏州丝绸工业学校1988年01号029卷》,学院档案室

26、《江苏省丝绸学校机构沿革》,学院档案室

27、《苏州教育志》(市教育局编纂组编,1991年6月上海三联书店出版)

28、《苏州市商业志(初稿)》(1992年2月市商业局编)

29、《苏州丝绸工业学校1992年工作总结》,学院档案室

30、《苏州丝绸工业学校1994年01号189卷》,学院档案室

31、《苏州丝绸工业学校1995年教务工作总结》,学院档案室

32、《苏州丝绸工业学校1995年02号102卷》,学院档案室

33、《江苏省丝绸学校1997年02号153卷》,学院档案室

34、《江苏省丝绸学校1997年02卷153号》,学院档案室

35、江苏省丝绸学校《1997年02号153卷》,学院档案室

36、《江苏省丝绸学校1998年党总支工作总结》,学院档案室

37、《江苏省丝绸学校2000-DQ16-3卷》,学院档案室。

38、《绸校通讯》2000年9月(第4期),学院档案室。

39、《绸校通讯》2000年第7期,学院档案室。

40、《绸校通讯》2000年第五期、第六期,学院档案室。

41、《丝校1984-2003年机构设置、人事任免汇编》,学院档案室。

42、《江苏省丝绸学校2001-JX11-6》档案卷,学院档案室

43、《江苏省丝绸学校2001-DQ16-1》档案卷,学院档案室

44、《江苏省丝绸学校2001-XZ11-19》档案卷,学院档案室

45、《江苏省丝绸学校2001-XZ11-20》档案卷,学院档案室

46、《江苏省丝绸学校2001-JX12-3》档案卷,学院档案室

47、《江苏省丝绸学校2002-JX12-2》档案卷,学院档案室

48、《江苏省丝绸学校2002年工作总结》,学院档案室

49、《江苏省丝绸学校2002-JX11-3》档案卷,学院档案室

50、《江苏省丝绸学校2002-XZ11-1》档案卷,学院档案室

51、《2003—XZ11—14》学院档案室。

52、2003年《绸校通讯》第1期,学院档案室

53、《2003年学院收发文登记》,学院档案室

54、《联合申报材料》,学院档案室。

55、《专家评审报告》,学院档案室。

56、《苏州经贸职业技术学院机构设置及人员任免文件汇集(2004年度)》学院档案室。

57、《2004年党政工作总结》,学院档案室。

58、《苏州经贸职业技术学院2005-DQ16-4》档案卷,学院档案室

59、《苏州经贸职业技术学院2005-DQ16-10》档案卷,学院档案室

60、《苏州经贸职业技术学院2006-DQ16-1》档案卷,学院档案室

61、《苏州经贸职业技术学院2006-DQ16-2》档案卷,学院档案室

62、《苏州经贸职业技术学院教育事业“十一五”发展规划》

63、2007年10月评估《自评报告》

64、《苏州经贸职业技术学院归档文件目录》(2004-2009卷),学院档案室

65、《江苏省示范性高等职业院校建设单位申报材料(苏州经贸职业技术学院.2008)》,学院档案室

66、《苏州经贸职业技术学院2008年发文汇编》,学院档案室

67、《学院2009~2010年师资建设计划》,学院档案室

68、《2008-2009年度江苏省高等学校和谐校园申报材料(二)》(2009年9月),学院档案室

69、《大事记》,学院档案室。

70、《苏州经贸职业技术学院教育事业“十二五”发展规划》,学院档案室

71、《2003-DQ-01》档案卷,学院档案室

72、《2001-X22-08》档案卷,学院档案室

73、2004光盘图片档案,学院档案室

74、2005光盘图片档案,学院档案室

75、2006光盘图片档案,学院档案室

76、2007光盘图片档案,学院档案室

77、2008光盘图片档案,学院档案室

2010年档案利用典型事例二

为学院的各项评优提供全面的服务

档案利用是档案工作的出发点、归宿及生命力。2010年档案室为学院各部门的工作提供了可靠性的依据,充分发挥了档案的重要作用。学院自成立以来,先后获得全省毕业生就业工作先进集体、江苏省节水型校园、江苏省和谐校园、江苏省“文明宿舍、文明食堂”先进单位、江苏省平安校园、江苏省高校思想政治教育工作先进集体、省级示范性高等职业院校立项建设单位、全省教育纪监监察先进集体、苏州市职业教育先进集体、五四红旗团委、苏州市创建“平安单位”先进集体、贸经系被评为“苏州市2006-2008年度文明单位“等荣誉称号。这些荣誉的背后,饱含了我们经贸人的不懈努力。每次检查评估、验收、复查准备资料时,首先第一想到的是到档案室调阅档案。由于我院对档案工作的一贯重视,真实、可信、齐全、能够比较全面地为学院的各项评优工作提供服务,深受档案利用者的好评。

2010年档案利用典型事例三

为学生补办学历证明提供依据

学籍档案,记录了一个人在该校学习、生活的经历,是一个人接受教育程度的体现。2010年我们为多名需补办学历证明的往届毕业生查核毕业信息,为他们补办学历证明提供了依据。

1、2010年3月5日原丝校2003届毕业生沈敏(服装工艺与设计专业)因毕业证遗失申请补办。

2、2010年3月17日原丝校九一届毕业生崔逸民(印染工艺专业)因毕业证书遗失申请补办学历证明。

3、2010年3月17日原丝校九九届毕业生徐建(装潢专业)因毕业证遗失申请补办。

4、2010年4月27日2005届毕业生陈浪(电子商务与计算机应用维护专业)因毕业证遗失申请补办。

5、2010年5月7日2005届毕业生金霞(电子技术应用专业)因毕业证遗失申请补办。

6、2010年6月7日原商校2001届毕业生夏健敏(空冷与机电专业)补办学历证明。

7、2010年5月31日原商校储运80-1班学生季佩红补办学历证明。

8、2010年7月7日原丝校朱银燕因毕业证遗失补办学历证明。

9、2010年8月30日原商校九二级毕业生贲海祥(商品检验与储运专业)毕业证遗失补办。

10、2010年11月30日2004届毕业生陆叶峰(空冷与电子技术专业)补办学历证明。

虽然工作的过程比较枯燥、繁琐,但工作的结果却体现着档案的价值——有效服务。

2010年档案利用典型事例四

服务学生,为学生提供相关证明材料

工商系学生唐美洁、李春雁、张玲玲、刘小莉、谭婷婷、刘玉兰、袁素峰、李群及校外班苏州市职教中心五年制商英班学生洪婧、吴县职高校外班郑晨等学生因参加自考本科,需提供本人在校时的学籍成绩。我们查阅了他们所在班的学籍卡,一一复印并盖上学院的公章。热心周到的服务爱到了学生的赞扬。

2003届毕业生钱新燕(财会与行政管理专业)因补办个人档案材料,需提供本人在校时的学习成绩,经查其在我院学习时的学籍卡,将学籍卡上的学习成绩复印并加盖学院公章,得到的阅档者的好评。

展林是我院的学生,因个人原因退学了。由于当时没有及时办理手续,没有将户口迁回。2010年5月14日,该学生迁户口时,派出所要其提供退学的凭证,故展林来到学院保卫处,说明了情况后,保卫处的同志来档案室调档,需展林的退学决定书。档案室的工作人员将展林的退学决定书复印并盖学院公章。为其迁户口提供依据。

2011年档案利用典型事例一

档案帮助“撰写”《苏州经贸职业技术学院简史》

《苏州经贸职业技术学院简史》 于2011年10月全面完成出版(第一版)。它以文字结合图片、图表、数据表格等形式阐述了学院50年来薪火相继,艰苦奋斗的办学历程和办学成果,并展望了美好的发展愿望,向读者展示了学院半个世纪的历史长卷。“巧妇难为无米之炊”,在撰写《苏州经贸职业技术学院简史》期间,学院综合档案室提供了大量的数据档案和电子档案,为撰写者“回顾”五十年来学院发展的历史,为该书的诞生面世提供了“粮食”。可以说,档案资料是不执笔的“作者”。

2011年档案利用典型事例二

维护学历证书的严肃性

作为一所高校,维护学历证书的严肃性是我们义不容辞的责任,假的就是假的,决不能让造假者得逞。

2011年4月11日,南通小型变压器有限公司人事部门来电核验张瑶怡的毕业证的真伪,通过辨认,该毕业证属伪造,此人不是我院的毕业生。当对方再次打来电话,档案人员将结果告诉对方,这是一份假文凭。

2011年11月9日,昆山淀山湖派出所来电查询2011届毕业生吴千千的情况,询问吴千千是否是我院的毕业生。通过查询“2011届毕业生名册”,并没发现有吴千千这个人。当对方再次打电话,档案人员请对方将吴千千的毕业证书传真过来,以辩真伪。通过辨认,证书上所盖公章系伪造,此人不是我院2011届的毕业生。

2011年档案利用典型事例三

以人为本,积极为学生服务

原江苏省丝绸学校99届丝绸工程专业的毕业生宋晓棠、原江苏省苏州商业学校2002届家电专业的毕业生黄颖、原商校2002届毕业生鞠月梅、2006届计算机专业毕业生崔海涛、原商校98届涉外经营专业的毕业生沈博、2005届电子商务与计算机信息管理专业的毕业生陈礼、原商校89届计统专业毕业生张立新等因毕业证遗失,请求学院给其补办学历证明。档案室工作人员经查核相关档案资料,为办理学历证明的教务处提供了宋晓棠的毕业证号为:952012,鞠月梅的毕业证号为:20022583,崔海涛的毕业证号为:20061155,沈博的毕业证号为:98586,陈礼的毕业证号为:20050256,张立新的毕业证号为:89048,解决了学生的燃眉之急。

2005届电子技术应用专业的毕业生金环同学,毕业证书的名字与本人身份证上的名字不符(现名字为金金环),为避免今后工作的麻烦,委托教务处的老师为其查出原因。经查阅2002年的新生录检表(4-598),查得该学生录检信息为“金环”,根据相关政策,在办理学生毕业证的时候,毕业证上的名字是以录取信息为准的,因此该生的名字“金环”不予更改。虽然学生的愿望没能实现,但经过耐心解释,学生最终也理解了。

2011年档案利用典型事例四

为企业用人核查信息提供证明材料

2011年3月11日,南通市人事局来电核查2004届电子技术应用专业毕业生陈健的毕业信息,通过查阅2004届毕业生名册(Y-2004-JX16-3),核实该名册上电子技术应用专业毕业生陈健的信息与南通市人事局提供的信息相符,并电告南通市人事局,高效率的服务态度受到了南通市人事局的好评。

2012年档案利用典型事例一

为参加自考的学生提供服务

学籍档案,记录了一个人在该校学习、生活的经历,是一个人接受教育程度的体现。2012年档案室为多名参加自学考试的学生提供在校学习时的学籍档案(学籍卡复印件)。虽然工作的过程比较枯燥、繁琐,但工作的结果却体现着档案的价值——有效服务。

1、2012年12月4日机电系应电0834班学生周强要求复印其在校学习期间的学籍卡,参加自考毕业审核。(2011-JX14-126)

2、2012年5月8日,2010届毕业生工商系会计0732班陶虹来校复印其学籍卡,办理自考手续。(2010-JX14-71)

3、2012年5月17日,2008届毕业生(05财务31班)陆梅参加自学考试申请免考需要提供在校时的学习成绩。(2008=JX14-402)

4、2012年5月18日,电信0832班学生李玲参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

5、2012年5月28日,会计0732班学生周芸、曹瑞、叶西芳、周晓丽参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

6、2012年5月28日,机电0832班学生韩慧参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

7、2012年5月29日,电信0831班学生成星星参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

8、2012年10月23日,应电0834班学生张珊参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

9、2012年11月16日,软件0631班学生左礼萍参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

10、2012年11月30日,机电0351班学生吴茵茵参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

11、2012年12月4日,国贸0734班学生杨青参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

12、2012年12月4日,应电0834班学生侯治国参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

13、2012年12月4日,电信0831班学生菊宏霞参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

14、2012年12月4日,机电0833班学生马同磊参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

15、2012年12月4日,机电0831班学生马二刘参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

16、2012年12月5日,软件0732班学生茆龙参加自考本科毕业审核需提供本人要校学习的学籍卡复印件。

2012年档案利用典型事例二

为学院的各项评优提供全面的服务

档案利用是档案工作的出发点、归宿及生命力。由于我院对档案工作的一贯重视,真实、可信、齐全、能够比较全面地为学院的各项评优工作提供服务。2012年在江苏省高校军事理论课课程检查、迎接省关工委工作的检查、参评省教学先进学校、参评省人才先进单位、申报省高校思政工作先进集体等,档案室提供了大量的佐证材料,受到了档案利用者的好评。

2012年档案利用典型事例三

为企业用人核查信息提供证明

2012年3月7日,XX企业来电核查电子商务计算机信息管理专业2005届毕业生(中专)周萍的毕业证号,经查核,该生是我院在常熟的一个办班点的学生,该证信息属实。

2012年7月9日,北京凯莱德有限公司来电核实2003届毕业生(染整工程专业)侍云海毕业证上的信息,经查阅相关档案,该公司所提供侍云海的信息与档案相符,及时回复对方。

2012年9月3日,上海市场云依贸易有限公司的张小组来电核查2006届毕业生陈逸君毕业证书的真伪。经查询相关档案材料,确认该生是我院2006届工商管理(物流管理方向)专业的毕业生,毕业证无误,并及时电告对方。

2012年9月18日,三星电子(苏州)半导体有限公司人事部的杨帆来信委托学院查核陈金芳等13位毕业生的信息,经查阅相关档案,该13人确系我院毕业生。并将查阅结果及时邮发学院就业中心,由就业中心与三星电子(苏州)半导体有限公司人事部联系。

2012年9月25日,苏州三星显示器有限公司人事部委托学院核查2004届毕业生张银波学历的真伪,经查阅相关档案(2004-JX16-3),该生的毕业证号为了0011426,专业为数控技术应用,由教务处与三星显示器公司联系。

2012年思德文化传媒有限公司的岳先生来电询问刘丰鑫,04至07年在我院就读市场营销专业,但是没拿到毕业证,确认一下是否曾是我院的学生。根据岳先生提供的信息,查阅了2007届毕业生名册,并和教务处的张超老师核对,确认刘丰鑫没在我院读过书,不是我院的学生。及时将查阅结果电告对方。

2012年档案利用典型事例四

为学生补办学历证明提供方便

2012年档案室为多名需补办学历证明的往届毕业生查核毕业信息,为他们补办学历证明提供了依据。

1、2012年4月9日,原商校98届毕业生高勇(市场营销专业)因毕业证遗失申请补办。(98194)

2、2012年4月10日原商校97届毕业生朱大伟(会计电算化专业)因毕业证书遗失申请补办学历证明。(苏商(97)741)

3、2012年5月8日,原商校98届毕业生恭莲(餐旅管理专业)因毕业证遗失申请补办。

4、2012年5月17日,原商校98届毕业生沈德伟因毕业证遗失申请补办。

5、2012年6月4日,原丝校99届毕业生平芳因毕业证遗失申请补办。(951900)

6、2012年6月12日,2006届毕业生吴二林(电子商务计算机信息技术专业)因毕业证遗失申请补办学历证明。(20060780)

7、2012年3月19日,2005届毕业生曹洁由于其本人毕业证上的出生年月与教育部毕业生信息上的出生年月不符,要求确认自己的出生年月。档案人员调出原商校4-407卷(2000级新生录取名册),曹洁的出生年月与毕业证是相符的,教育部网站上的信息可能是我院在上传毕业生数据时弄错了。查到了原因,教务处的老师及时与相关部门联系,将错误信息及时更正。并和学生说明了情况,诚恳地向学生表达歉意,得到了学生的谅解。

2013年档案利用典型事例一

利用档案为参加自考的学生提供相关佐证材料

高校学生基础好、学习能力强,参加自学考试有明显的优势。 在校期间利用业余时间参加自学考试,一则可拓宽知识面,可成为知识结构多学科双文凭的复合型人才,以便早日投身社会发展。二则高校在校生可以免考所学对应自学考试课程, 由高校档案部门出具证明,提供有考生学号的学籍卡复印件并加盖公章或学校教务处出具的成绩证明原件,申请课程免考。再则自考收费比较低,这也成了吸引考生特别是来自贫困地区的考生的一个亮点。2013年为 :2002届毕业生沈永华、2012届毕业生乔梁(机电系)、机电系制冷0931班学生刘英杰、机电系2011届毕业生(应电0834)赵荣胜、机电系2008届毕业生(机电0831)孟庆华、计应0933班学生赵婧、机电系信息0931班学生孟婷、胡冬梅、梅君、彭婷婷、信息系计应叶鹏、机电系2011届毕业生制冷与冷藏技术专业学生陈玲、工商系会计、电子商务0541班学生郭彩虹(2009届毕业生)、信息系列012届毕业生程露露、2010届毕业生吴翠物流0531班学生尤坤荣、信息系网络0631班学生李丹、信息系计应0933班学生厅艳荣、工商系企管0931班学生李国、工商系企管0931班学生王文娟、工商系企管0931班学生蔡芳、工商系会计0732班学生李宝碗、计应0933班学生曹蔓莉、信息系软件0732班学生张国栋和高鑫、工商系会计0832班学生曹小敏等参加自考专升本的学生提供了大专在读的学籍卡复印件、专科院校录取凭证复印件等相关材料,为他们办理自考毕业审核或申请相关课程的免考提供了佐证材料,受到了利用者的好评。

2013年档案利用典型事例二

档案为学生补办学历证明提供依据

以人为本,积极为学生服务。学院每年都有毕业离校的学生因毕业证遗失来电或来校咨询补办学历证明的事宜,档案人员总是以热情的的态度接待阅档者,让他们期望而来,满意而归。不仅跟利用者讲清补办学历证明的程序,而且在最短的时间让利用者查阅到相关信息,为补办学历证明提供依据。虽然工作的过程比较枯燥、繁琐,但工作的结果却体现着档案的价值——有效服务。2013年共为下列学生提供了补办学历证明的相关信息,他们是: 原丝校97届毕业班生钮明华,委托其班主任蒋瑾查阅其的毕业证号(931114),2004届电子技术应用专业学生芮天一的毕业证号(20041308),原丝校99届服装工艺与设计专业毕业生顾香的毕业证号(952198),2003届保险与营销专业毕业生张磊的毕业证号(2003036)。

2013年档案利用典型事例三

想学生所想,急学生所急,一切为了学生

2013年5月22日,2006届毕业班生季黎黎来校核查毕业证上的名字,是“季黎娟”还是“季黎黎”。由于其身份证等相关证件上的名字都是季黎黎,而毕业证上的名字是季黎娟,给学习和工作带来不便,想更改毕业证上的名字。

根据本人提供的相关信息,我们首先查阅了2006届毕业生名册(中专),上面显示的信息确为“季黎娟”;接着又查阅了2003级新生录取名册,上面显示的信息是“季黎娟”,但在“娟”字边上有一个用蓝色圆珠笔标注的“(黎)”;为了进一步核实,后来又查阅了2003年新生录取通知书的存根,上面显示的信息是“季黎黎”。

鉴于以上情况,我们会同教务处将以上情况报请院领导批示,最后,同意该生毕业证上的名字更正为“季黎黎”。(参见:永久,2013-JX14-115)

2013年档案利用典型事例四

为学院的各项工作提供全面的服务

档案工作的出发点、归宿及生命力就是档案利用。2013年档案室为学院各部门的工作提供了可靠性的依据,充分发挥了档案的重要作用。每次检查、评估或申报材料准备资料时,首先第一想到的是到档案室调阅档案。由于我院对档案工作的一贯重视,真实、可信、齐全地档案资料,能够比较全面地为学院的各项工作提供服务,再配以档案人员热情、周到的服务,深受档案利用者的好评。比如:为党办提供学院第一次党代会的档案资料,为第二次党代会的召开作一借鉴。以电子档的形式为宣传部提供学院2012年的获奖情况,为申报和谐校园提供佐证材料。为教务处、贸经系、机电系等部门课题申报等提供专业建设、课程建设等方面的相关材料。为人事处提供刘健引进的材料、2012年江苏省青蓝工程的相关材料、院领导聘任的文件信息、2010年聘任中层干部的文件、学院建院以来有关人事方面的规章制度等档案资料,为部门决策佐证。为数字化校园管理中心提供校园网建设的相关协议书、合同等材料,为部门决策佐证。为国际学院提供09国贸33班学生登记表,以补全该班学生的学籍卡信息,以备日后查档。

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