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苏州经贸职业技术学院《归档文件整理规则》实施细则

   发布时间:2018-11-14   浏览次数:

(试行)

第一章 总 则

第一条:为了简化工作程序,提高工作效率,改革归档文件整理方法,推进文件、档案管理的现代化,根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》、教育部颁布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》和上级有关法规文件精神,结合学院的实际情况,特制定本实施细则。

第二条 本实施细则所指的归档文件,是指学院在各项职能和业务活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

第三条 本实施细则所指的归档文件整理,是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

第四条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,有利于降低保管成本与提高工作效率的原则。

第二章 归档文件整理的组织工作

第五条 学院各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料,由部门兼职档案员进行收集、整理,按照《苏州经贸职业技术学院档案管理办法(试行)》与《苏州经贸职业技术学院部门归档工作流程》与《苏州经贸职业技术学院归档范围、保管期限表(试行)》的规定定期向档案室移交。

第六条 各部门的兼职档案员应做好归档文件材料的平时积累,及时收集,严格登记,严格检查,妥善保管。

第七条 档案室人员必须严格履行岗位职责,加强与部门、系部的联系,进行业务指导,认真细致,严把质量检查关。

第三章 归档文件的整理

第八条 归档文件的整理单位与装订

一、归档文件以件为单位进行整理,一般以每份文件为一件。其它情况在遵循便于整理和利用的原则下,视文件材料的实际情况灵活处理,下列文件或文本在装订时,作为一件:

(一)文件正本与定稿一般应作为一件。如定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的,可将正本与历次稿本各作为一件;

(二)正文与附件一般为一件,如果附件数量较多,或者太厚不易装订,也可各为一件;

(三)正文与文件处理单(包括拟办单、发文稿纸、签批条等)作为一件;

(四)原件与复制件作为一件;

(五)转发文与被转发文作为一件;

(六)装订成册的报表、名册、图册等,按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件;未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件;

(七)请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件,可作为一件;

(八)学院会议记录,包括党委(扩大)会、民主生活会、院务会议等,以每次会议为一件,以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序,装订在一起,但在每次会议记录的首页标识归档章。

(九)在教学类档案中,一般采用:

全日制招生名册按批次计件,一般一个批次作为一件或视材料的实际情况而定;

学籍变动中的发文、审批表等可视实际情况作为一件或数件;

学生处分材料,针对同一人的发文、审批表、检查等材料作为一件;

教学任务通知书、教学进程表视实际情况而定;

(十)出版物的正本,按出版物正本的自然状态界定件;同一种期刊的同期底稿视作一件;同种期刊每两期的审稿意见书作为一件;

(十一)仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件。

(十二)科研档案中,课题研究项目文件材料按其自然形成规律,保持文件之间的有机联系,视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如:研究成果鉴定与研究成果申报奖材料,可将鉴定材料、成果申报奖材料、技术文件各为一件或多件。课题研究成果报奖材料原则上将成果申报书、成果推荐书及附件作为一件,如果课题成果附件数量较多或者太厚不易装订,也可分别计件。研究论文汇编、技术资料等独立成册的,以其自然状态视作一件;

(十三)外事档案的出入境材料,可按人(团体)为单位组成件,即同一人(团体)的同一次出(入)境的请示、批复、来往函件作为一件;

(十四)审计档案,审计结果通知书与底稿作为一件,如果底稿数量较多,可视情况分为几件。

二、以件作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文件在前,报请性文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后,或者汉文本在前,少数民族文字文本在后;文件处理单排在文件前面;发文稿纸排在正文后面。

三、对规格大于A4型纸的报表、图样等文字材料,按照A4型纸的尺寸加以折叠,注意尽量减少折叠次数,同时,折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

四、归档文件装订前,必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括:

(一)对破损的文件应予修整;

(二)对字迹模糊或易褪变的文件进行复制,包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等,复制方法主要采用复印;

(三)去除易锈蚀的金属物,包括订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等(特别重要的除外),可保持原貌。

五、装订采用左侧装订,文件材料左、下侧应对齐。装订时应根据归档文件的厚簿而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结;对于较厚的材料采用三孔一线法装订;已成册不易拆封且未使用铁钉的,可保持文件原貌,不得随意裁切文件。

六、教学档案中的学籍成绩表,每件加封面和封底后装订。

第九条 归档文件的分类

归档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类,按《苏州经贸职业技术学院档案分类表》执行。

第十条 归档文件的排列

一、归档文件的排列,是指在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。

二、归档文件的排列应坚持"事由"原则,即同一事由形成的相关文件排列在一起。"事由"是指一件具体的事,一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等。

三、同一事由内归档文件的排列,一般按文件形成时间的先后顺序排列,也可按文件的重要程度排列,重要的、结论性的文件在前,其它的文件在后。

四、不同事由间归档文件的排列:

(一)按不同事由办结时间的先后顺序排列;

(二)按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,其它工作形成的排在后面,或将综合性工作形成的文件排在前面,具体业务工作的排在后面;

(三)按事由具有的共同属性分别集中排列。一是按责任者或承办部门分别集中排列。二是按照不同问题分别集中排列。

上述排列方法视具体情况采用一种或几种相结合的方法排列。

五、对具有保存价值、但未及时归档的零散文件,将其排列在相应年度相同类别文件的最后,并在备考表中说明。

第十一条 归档文件编号

一、归档文件编号,是指用符号标识归档文件在全宗中的位置,并以归档章的形式在归档文件上注明。

二、归档章设置全宗号、年度、件号、分类号、保管期限、页数。由档案室按规定式样统一刻制(见图1)。其中年度采用公元纪年,以4位阿拉伯数字表示;保管期限用简称"永、长、短"表示。

三、归档章一般应盖在归档文件首页右上端的空白位置,学籍成绩表的归档章在学生名单上,归档章不要压盖文件字迹,不要与批示文字等重叠。

四、归档章用红色印泥加盖,归档章内容要用耐久性书写材料填写,要求字迹公整、清晰。

第十二条 归档文件的编目

一、编目是指编制归档文件目录。设置有件号、责任者、文号、题名、日期、保管期限、页数、备注等项目(见图2)。目录各项目的具体填写要求如下:

责任者:文件的发文机关或署名者。责任者采用全称或规范化的简称;联合发文责任者超过两个的,标出两个加"等"字;未署责任者的文件,编目时应考证清楚并填写。

文号:文件的发文字号。按文件的文号全部填写,不能省略,年度统一使用方括号。

题名:文件标题。应对文件的标题照实录入。录入题名时应注意如下问题:

1、多份文件作为一件时,编目一般只著录第一份文件,如果第一份文件的标题不能正确揭示该件内容时,应根据该件的内容重新拟写标题,新拟或补充的标题要加"[]"号。

2、文件无标题或标题含义不明时的处理方法:一是文件标题是"通知"或"便函"一类的,根据文件内容重新拟写标题;二是批转性文件只反映字号的,根据文件内容补充题名。基建档案、科研档案涉及工程、课题的材料,著录时要注明相应工程、课题的名称。新拟或补充的题名要加"[]"号;

3、正文有重要附件而正文题名又不反映附件内容的,附件题名须录入,外加"[]"号。

日期:指文件的成文日期。以8位阿拉伯数字写明年、月、日,如2002年5月19日应写为20020519;对没有落款日期的文件材料,要根据文件内容加以考证并填写。

保管期限:归档文件保管期限按《苏州经贸职业技术学院归档范围、保管期限表》的有关规定进行鉴定、填写。

页数:每一件归档文件的总页数。空白页不计数。单份文件作为一件时,若文件本来就有页码,则不另编页码。来往文书、正文与定稿作为一件时,应将构成该件的各文件页数的总和作为该件的页数。为便于管理,每件都采用铅笔编页号。具体方法是:一张纸两面都有文字的,正面编在右下角,背面编在左下角;文件正文编有页号的,只续编底稿页号。

注:填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的内容较多而备注栏难以填写时,可在备注栏中加"*"号,将具体内容填入备考表。

二、编目、著录使用苏州市档案档案局提供的档案管理软件。归档文件目录采用A4型纸打印。

三、归档文件目录应按规范要求装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、分类号等项目(见图3)。

第十三条 归档文件的装盒

一、档案盒的样式、规格及质量要符合国家有关规定。

二、归档文件应按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时,按照分类方法,将同一类别文件装在一起,一盒装不下,续装下一盒;不同类别的归档文件不要装入同一档案盒中。

三、在档案盒盒脊上准确标识各检索项。包括年度、分类号、盒内归档文件起止件号。如:"2002-XZ11-1~15"。

四、每一盒归档文件应设置备考表。备考表设置项目包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

盒内文件情况说明:要求填写盒内归档文件需要说明的情况,包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损等),整理工作完毕后归档文件的修改、补充、移出、销毁等,以及说明归档目录中备注项加"*"号的内容。

整理人:由档案员签名;

检查人:由部门分管档案工作的负责人审核后签名。

日期:填写归档文件整理完毕的年、月、日。

第四章 附则

第十四条 本实施细则适用于学院纸质材料为载体的各门类档案的归档文件。

第十五条 本细则自印发之日起执行。

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